Od PDF-a do kursa za 10 minuta: kako AI pravi obuku iz vaših dokumenata

Syntesta pretvara PDF ili nalepljen tekst od oko 20 strana u kurs sa lekcijama, vežbom i bazom pitanja za test za 5 do 10 minuta. AI pravi plan, piše lekcije iz vašeg dokumenta i sastavlja pitanja, a autor sve pregleda i menja pre nego što iko od zaposlenih vidi kurs.

U ovom tekstu prolazimo kroz ceo put od dokumenta do dodeljene obuke: šta AI tačno radi, gde mora da uđe čovek, koliko traje i koliko košta. Brojke su iz same platforme i sa strane Kako radi, ne iz reklame.

Šta znači da AI pravi kurs iz dokumenta?

To znači da ne počinjete od prazne strane. Otpremite dokument koji već postoji, na primer pravilnik ili uputstvo, a program iz njega izvuče strukturu, napiše lekcije, ishode učenja i pitanja. Sadržaj nastaje iz vašeg materijala, ne iz opšteg znanja modela, pa kurs govori isto što i vaš dokument.

U praksi to izgleda ovako: dokument od dvadesetak strana Syntesta podeli na lekcije (podrazumevano do 12), svakoj napiše tekst, izvuče šta će polaznik naučiti i predloži kategoriju i oznake. Slike iz PDF-a ostaju uz pasus kome pripadaju, a izvorni dokument po želji ostaje polaznicima za preuzimanje. Uz kurs nastaje i naslovna slika u boji kompanije, kao ilustracija ili kao fotografija.

Koji dokumenti mogu da postanu kurs?

Kurs se pravi iz PDF-a do 20 MB ili iz teksta nalepljenog iz drugog izvora, na primer iz Word-a ili sa intraneta. Video i gotovi e-learning paketi ne prolaze kroz AI, ali se dodaju u isti kurs: video kao lekcija, a SCORM paket kao uvoz koji odmah postaje kurs.

Konkretno, ovako stoje izvori sadržaja:

• PDF (pravilnik, priručnik, prezentacija sačuvana kao PDF, skripta): AI iz njega pravi ceo kurs.
• Tekst nalepljen u polje: isto kao PDF, korisno kad je materijal na intranetu ili u mejlu.
• Video: lekcija sa Vimeo naloga kompanije; sopstveni MP4 na našem serveru i AI video iz teksta lekcije deo su paketa Enterprise.
• SCORM 1.2 i 2004 (uključujući Articulate Rise): uvoz u paketu Enterprise, svaka celina postaje lekcija, a rezultat ulazi u izveštaje.

Kako izgleda proces u 5 koraka?

Proces ima pet koraka, a tri od njih radi program. Otpremite dokument, program napravi plan, napiše lekcije sa vežbom i pitanjima, autor pregleda i objavi, a kurs se dodeljuje zaposlenima sa rokom. Dok traju koraci programa, autor može da zatvori stranu: posao ide u pozadini i stiže obaveštenje.

1. Otpremite dokument. PDF ili tekst, uz izbor koliko pitanja ide u test i da li uz lekcije idu primeri.
2. Program pravi plan. Lekcije sa procenom trajanja, ishodi, teme, predlog kategorije i oznaka.
3. Pišu se lekcije. Tekst, slike iz dokumenta, primer iz prakse uz lekciju, vežba i baza pitanja.
4. Autor pregleda i objavljuje. Sve se menja pre objave, a dok je kurs u nacrtu, polaznici ga ne vide.
5. Dodela i praćenje. Pojedincu, organizacionoj jedinici ili celoj kompaniji, sa rokom i obavezom.

Šta AI generiše, a šta proverava čovek?

AI radi posao koji oduzima vreme: strukturu, tekst lekcija, pitanja, vežbu i naslovnu sliku. Čovek odlučuje o onome što nosi odgovornost: da li je sadržaj tačan, šta je obavezno, koliki je prag prolaznosti i ko kurs dobija. Nijedan kurs ne ide polaznicima dok ga autor ne objavi.

Podela izgleda ovako:

Najveća ušteda nije u kucanju, nego u tome što autor više ne mora da smišlja pitanja i formu. Ostaje mu urednički posao, a to je deo koji ionako mora da radi čovek.

Pri pregledu se isplati da autor proveri tri stvari. Prvo brojeve i rokove iz dokumenta, jer su to mesta gde i ljudi najčešće greše pri prepisivanju. Zatim pitanja čiji se tačan odgovor oslanja na izuzetak iz pravila, jer ih treba formulisati jasnije. Na kraju redosled lekcija, koji AI pravi po dokumentu, a ne uvek po tome kako ljudi zapravo uče posao.

Kako nastaju test i vežbe?

Uz kurs nastaje baza pitanja za završni test i vežba sa objašnjenjima. Pitanja su u šest tipova: jedan tačan odgovor, više tačnih odgovora, tačno ili netačno, dopuna, povezivanje parova i ređanje redosleda. Test svaki put izvlači drugačiji skup pitanja iz baze, pa ga polaznici ne mogu naučiti napamet.

Podrazumevane vrednosti su razumne za većinu obuka i menjaju se po kursu:

• Baza od 15 pitanja, od kojih 10 ulazi u jedan pokušaj.
• Prag prolaznosti 70 %, uz ograničen broj pokušaja i vreme po želji.
• Vežba od 6 zadataka pre testa, svaki sa objašnjenjem zašto je odgovor tačan.
• Pitanje posle lekcije iz malog bazena: sledeća lekcija se otključava tek kad polaznik odgovori.

Uz lekcije mogu da idu i primer iz prakse i scenario „šta biste uradili“, u kome polaznik bira odgovor kroz nekoliko raskrsnica i vidi posledice. Takav scenario ne meri tačno i netačno, nego razumevanje situacije, što je za prodaju i rad sa ljudima često važnije od definicije.

Koliko traje i koliko košta?

Za dokument od dvadesetak strana nacrt kursa je gotov za 5 do 10 minuta, a autoru za pregled obično treba još sat ili dva. Licenca je 5.900 RSD po korisniku godišnje u paketu Mala kompanija, najmanje 10 korisnika, bez PDV-a. AI potrošnja ide na ključ vaše kompanije, bez naše marže.

Ono što je važno znati unapred:

• Ne plaća se po kursu. Broj kurseva, lekcija i pitanja nije ograničen; plaća se korisnik.
• AI račun je vaš. Kompanija unosi svoj OpenAI ključ i plaća generisanje direktno dobavljaču, a procena potrošnje se vidi u aplikaciji, po kursu i ukupno.
• Najmanji godišnji iznos za 10 korisnika je 59.000 RSD bez PDV-a.

Detalje plaćanja (predračun sa IPS QR kodom, aktivacija po uplati) i šta ulazi u paket Enterprise naći ćete na strani Cene, a u tekstu Koliko košta LMS za firmu u Srbiji uporedili smo i modele naplate.

Kako to izgleda na pravom primeru?

Najbolji javni primer je turizma.rs, škola za turizam koja radi na Syntesti. Na njenom sajtu je 32 kursa u 10 oblasti, od hotelijerstva do turističkog vođenja, sa oko 1.500 minuta gradiva, 386 tekstualnih lekcija i 31 vežbom. Sve brojke se mogu proveriti na strani kurseva te škole.

Taj primer pokazuje dve stvari. Prva je obim: jedna škola je za kratko vreme napravila katalog koji bi ručno zahtevao mesece rada. Druga je dosledan oblik: svaki kurs ima isti raspored lekcija, vežbi i provera, pa polaznik posle prvog kursa zna kako izgledaju svi ostali.

Ako uvodite nove zaposlene, isti princip možete da primenite na interne procedure; plan za prvih 30 dana opisali smo u tekstu Onboarding novih zaposlenih.

Odakle da počnete?

Počnite od jednog dokumenta koji ljudi već moraju da znaju, na primer pravilnika o bezbednosti ili uputstva za novi proizvod. Od njega napravite kurs, pregledajte ga i dodelite jednoj jedinici sa rokom od dve nedelje. Posle prvog izveštaja znate da li format odgovara vašim ljudima.

Dobar prvi kurs ima tri osobine: dokument je aktuelan, tema je obavezna za sve koji ga dobijaju i postoji neko ko može da odgovori na pitanja polaznika. Kad je to ispunjeno, prvi izveštaj vam već posle nedelju dana kaže ko je završio, ko kasni i na kojim pitanjima ljudi najčešće greše.

Šta sve platforma radi pored kursa iz dokumenta, od sertifikata do mobilne aplikacije, opisano je na strani Proizvod.