Onboarding novih zaposlenih: plan za prvih 30 dana sa gotovim kursom i testom

Dobar onboarding novog zaposlenog staje u 30 dana podeljenih na četiri nedelje: prva je posvećena pravilima i bezbednosti, druga alatima i procesima, treća samostalnom radu uz mentora, a četvrta proveri i povratnoj informaciji. Obavezni deo ide kao kurs sa testom i rokom, pa se tačno vidi ko je šta završio.

Ovaj plan je pisan za firme od 10 do 100 ljudi koje primaju nekoliko novih zaposlenih mesečno i nemaju poseban tim za obuku. Na kraju je šablon po nedeljama koji možete da prepišete.

Zašto onboarding bez plana košta?

Zato što se isto znanje prenosi usmeno, svakom novom čoveku iznova, i to radi najzauzetija osoba u timu. Bez plana nema ni dokaza: niko ne zna ko je pročitao pravilnik o bezbednosti, a novi zaposleni ne zna šta se od njega očekuje do kraja prvog meseca, pa sporije postaje samostalan.

Računica je jednostavna. Ako menadžer svakom novom čoveku ponavlja iste stvari po četiri sata, a firma prima pet ljudi mesečno, to je dvadeset sati mesečno istog objašnjavanja. Ako polovina tog sadržaja postoji u dokumentima, ona može da postane kurs koji se ne umara i ne zaboravlja ništa.

Drugi trošak je rizik. Pravila o bezbednosti na radu, zaštiti podataka ili radu sa novcem moraju da se znaju pre prvog samostalnog dana, a za njih je potreban i trag: ko je obuku prošao, kada i sa kojim rezultatom.

Šta novi zaposleni treba da zna u prvih 7, 14 i 30 dana?

U prvih 7 dana pravila, bezbednost i ko je ko u firmi. Do 14. dana alate, procese i proizvode s kojima radi. Do 30. dana treba da radi osnovne zadatke samostalno i da položi proveru znanja. Sve što je obavezno ide u kurs sa rokom, a sve što se uči radom ide mentoru.

Praktično, to izgleda ovako:

• Do 7. dana: pravilnik o radu, bezbednost i zdravlje na radu, zaštita podataka (GDPR i interna pravila), organizacija firme i kome se ko obraća.
• Do 14. dana: alati koje koristi svaki dan, procesi njegovog odeljenja, proizvodi ili usluge koje prodaje ili podržava.
• Do 30. dana: samostalan rad na osnovnim zadacima, završni test, razgovor sa menadžerom o prvom mesecu.

Kako iz postojećih procedura napraviti onboarding kurs za jedan dan?

Skupite dokumente koje novi ljudi ionako dobijaju, otpremite ih u Syntestu i od svakog napravite kurs za 5 do 10 minuta. Ostatak dana ode na pregled: proverite rokove, brojeve i izuzetke, pa kurseve spojite u paket za nove zaposlene. Do kraja dana imate obuku koja se dodeljuje jednim potezom.

Redosled koji se pokazao kao praktičan:

1. Izaberite tri do pet dokumenata koje novi čovek mora da zna u prvoj nedelji, na primer pravilnik, uputstvo za bezbednost i pravila o podacima.
2. Napravite kurs iz svakog dokumenta. Program podeli gradivo na lekcije, napiše vežbu i bazu pitanja za test.
3. Pregledajte i objavite. Najviše pažnje dajte brojevima, rokovima i pravilima sa izuzecima.
4. Spojite kurseve u paket „Novi zaposleni“, da se dodeljuju zajedno.
5. Dodelite paket celoj kompaniji ili jedinici kao obavezan, sa rokom od, na primer, 14 dana.

Kako tačno nastaje kurs iz dokumenta i šta pri tome radi AI, opisali smo u tekstu Od PDF-a do kursa za 10 minuta, a sam proces korak po korak na strani Kako radi.

Kako proveriti da je naučeno?

Kroz test sa pragom prolaznosti, rok i sertifikat. Posle svake lekcije polaznik odgovara na jedno pitanje pre nego što pređe dalje, na kraju polaže test iz baze pitanja, a kad položi, dobija sertifikat sa QR kodom. Ako rok prođe, menadžer to vidi u nedeljnom pregledu, bez jurenja.

Šta konkretno radi platforma:

• Pitanje posle lekcije: sledeća lekcija se otključava tek kad polaznik odgovori, pa se gradivo ne preleti.
• Završni test: šest tipova pitanja, prag prolaznosti (podrazumevano 70 %), ograničen broj pokušaja i vreme po želji.
• Podsetnik pred rok: podrazumevano 7 dana i 1 dan pre roka, a dani se menjaju u podešavanjima kompanije.
• Sertifikat sa QR kodom: svako može javno da proveri da li je pravi i kome je izdat.
• Obnova: kad obuka istekne, na primer posle godinu dana, počinje novi ciklus sa novim rokom.

Kako pratiti usklađenost kad primate 5 ljudi mesečno?

Tako što obavezni kurs dodelite jedinici ili celoj kompaniji, a ne svakom čoveku posebno. Rok tada teče od trenutka kad dodela obuhvati novog zaposlenog, pa ko dođe 3. ili 28. u mesecu dobija istih 14 dana. Ko kasni, stiže menadžeru na spisak svakog ponedeljka, a izveštaj se izvozi u XLSX.

Ovo je deo koji štedi najviše vremena posle prvog meseca:

• Rok od pridruživanja: dodela važi i za one koji dođu kasnije, bez ponovnog dodeljivanja.
• Nedeljna eskalacija: menadžeri i administratori ponedeljkom dobijaju spisak prekoračenih rokova.
• Menadžer vidi samo svoje: svoj tim i jedinice ispod njega, ne celu firmu.
• Izveštaj za upravu ili inspekciju: po kursu, jedinici i čoveku, sa izvozom u XLSX jednim klikom.
• Usklađenost na početnoj: procenat završenih obaveznih obuka vidi se čim se administrator prijavi.

Šta treba pripremiti pre prvog dana?

Tri stvari: nalog, dodelu i mentora. Novi zaposleni dobija pozivnicu mejlom i sam bira lozinku, obavezni paket mu se dodeljuje sam čim ga primite u jedinicu, a mentor zna koje teme pokriva u trećoj nedelji. Tako prvi dan ne počinje traženjem lozinki i dokumenata po mejlu.

Kratka lista za HR ili menadžera, dan ili dva pre dolaska:

• Pozovite novog zaposlenog u aplikaciju i smestite ga u pravu organizacionu jedinicu; ako je obavezni paket dodeljen toj jedinici, rok od 14 dana počinje sam.
• Proverite da li su dokumenti aktuelni: ako se pravilnik menjao, prvo osvežite kurs, pa tek onda primajte ljude.
• Odredite mentora i dajte mu spisak tema za treću nedelju, da zna šta se uči radom, a šta je već pokriveno kursom.
• Zakažite razgovor sa menadžerom za kraj prvog meseca, na osnovu izveštaja o kursevima i testu.

Kako izgleda šablon plana za 30 dana?

Šablon ispod deli mesec na četiri nedelje, sa temom, formatom i načinom provere za svaku. Prilagodite teme svom poslu, ali zadržite logiku: obavezno znanje ide kao kurs sa testom i rokom u prve dve nedelje, a posao uz mentora i razgovor sa menadžerom u druge dve.

Odakle da počnete ove nedelje?

Počnite od prve nedelje plana, jer je ona ista za sve nove ljude i ima najviše papira. Uzmite pravilnik i uputstvo za bezbednost, napravite od njih dva kursa, spojite ih u paket i dodelite ga celoj kompaniji kao obavezan sa rokom od 7 dana. Sledeći novi zaposleni već prolazi kroz njega.

Posle mesec dana pogledajte izveštaj: koliko novih ljudi je završilo u roku i na kojim pitanjima greše. To su lekcije koje treba prepraviti pre sledećeg kruga. Šta košta i kako se naplaćuje, opisali smo u tekstu Koliko košta LMS za firmu u Srbiji i na strani Cene, a šta sve platforma radi na strani Proizvod.